УСН и НДС в 2026 году: ставки, счета-фактуры и декларация без лишних ошибок

Илья продаёт оборудование для небольших производств. Компания на УСН, 2025 год закрыла с доходом 18,6 млн ₽, поэтому с января 2026 года работала без НДС.

Счета клиентам выставляли по старому шаблону. Менеджеры писали привычное «без НДС». Бухгалтерия вела учёт спокойно. Всё выглядело нормально — пока выручка с начала 2026 года не перевалила за 20 млн ₽.

К маю доход дошёл до 22,1 млн ₽. Значит, лимит превышен, и с 1 июня компания уже должна работать с НДС.

Но отдел продаж этого не заметил. 5 июня менеджер выставил постоянному клиенту счёт на 4 200 000 ₽ по старому шаблону — «без НДС». Клиент оплатил. Поставщик готовит оборудование. И только потом бухгалтерия видит: сделка уже ушла в работу, а налоговая логика изменилась.

Теперь у Ильи не один вопрос, а сразу несколько:

• какую ставку НДС применять;
• можно ли добавить НДС к уже согласованной цене;
• что делать с входным НДС от поставщиков;
• нужен ли счёт-фактура на аванс;
• как всё попадёт в декларацию;
• не съест ли НДС прибыль по сделке.

Разберём коротко и без бухгалтерского тумана.

Когда у УСН появляется НДС в 2026 году

Главный порог 2026 года — 20 млн ₽ дохода. Это правило ФНС разъясняет в официальном разделе «НДС при УСН» и в методических рекомендациях по НДС для УСН на 2026 год.

Если доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽, компания или ИП на УСН с 1 января 2026 года автоматически освобождены от НДС. Отдельное уведомление в налоговую подавать не нужно.

Но освобождение действует только до момента, пока доходы с начала 2026 года не превысят 20 млн ₽. После превышения НДС появляется с первого числа следующего месяца.

Пример Ильи:

• доход за 2025 год — 18,6 млн ₽;
• доход с января по май 2026 года — 22,1 млн ₽;
• лимит превышен в мае;
• НДС нужно считать с операций с 1 июня 2026 года.

Если бы лимит превысили в августе, НДС появился бы с 1 сентября.

Поэтому в 2026 году выручку на УСН нужно смотреть каждый месяц, а не только перед годовой декларацией.

Первый удар — цена уже согласована без НДС

Самая неприятная часть истории Ильи — не декларация. Самое неприятное — уже оплаченный счёт.

Клиент перечислил 4 200 000 ₽ и считает сделку закрытой. Если теперь сказать: «Нужно доплатить НДС сверху», он может ответить просто: «Мы согласовали другую сумму».

Дальше всё зависит от договора и переписки.

Если в договоре написано, что НДС предъявляется дополнительно при возникновении обязанности, позиция продавца сильнее. Если цена указана общей суммой и стоит старая фраза «НДС не облагается», налог может лечь на продавца.

В деньгах это больно. Илья рассчитывал заработать на сделке, например, 500 000 ₽. Но если НДС придётся платить из уже полученной суммы, маржа резко изменится.

Поэтому при приближении к лимиту 20 млн ₽ нужно проверить не только учёт, но и договоры:

• можно ли добавить НДС сверх цены;
• какие счета уже выставлены;
• какие авансы ожидаются;
• есть ли клиенты на ОСНО, которым нужен счёт-фактура;
• не работают ли менеджеры по старым шаблонам «без НДС».

Ставка 5%, 7% или 22%: считать нужно не процент, а деньги

После перехода к НДС у упрощенца есть выбор. ФНС указывает, что плательщик УСН, у которого появилась обязанность платить НДС, может применять общие ставки 22%, 10%, 0% или специальные ставки 5% и 7%. Подробно это описано в официальном разделе ФНС «НДС при УСН» и в разъяснении ФНС «Как применять специальные ставки по НДС».

Можно применять специальные ставки 5% или 7%. Они выглядят мягче для клиента, но у них есть важный минус: входной НДС от поставщиков по обычным покупкам к вычету не принимается. Он остаётся в себестоимости.

Можно применять общие ставки — чаще всего 22%, а по отдельным операциям 10% или 0%. При общей ставке входной НДС можно принять к вычету, если есть корректные документы и выполнены условия для вычета.

Разница видна только на цифрах.

У Ильи клиент уже оплатил 4 200 000 ₽. Закупка оборудования и услуг поставщиков с НДС — 3 500 000 ₽, в том числе входной НДС примерно 631 148 ₽.

Если выбрать ставку 5%
НДС из цены 4 200 000 ₽ по расчётной ставке 5/105:

4 200 000 × 5 / 105 = 200 000 ₽.

Но входной НДС 631 148 ₽ к вычету не берётся.

Если выбрать общую ставку 22%
НДС из цены 4 200 000 ₽ по расчётной ставке 22/122:

4 200 000 × 22 / 122 ≈ 757 377 ₽.

Зато входной НДС можно принять к вычету:

757 377 − 631 148 = 126 229 ₽.

В этом примере общая ставка может оказаться выгоднее, хотя на бумаге 22% выглядит страшнее 5%.

Но это не универсальный вывод. Если входного НДС мало, спецставка 5% может быть выгоднее. Если закупки с НДС большие, общая ставка с вычетами часто сохраняет больше денег.

Главное правило простое: ставку выбирают не по размеру процента, а по экономике сделки.

Важная оговорка про спецставки в 2026 году

Обычно специальные ставки 5% и 7% нельзя менять быстро: выбранный режим нужно применять 12 кварталов подряд. Это правило указано в методических рекомендациях ФНС по НДС для УСН на 2026 год.

Но для 2026 года есть послабление. ФНС в разъяснении о специальных ставках по НДС указывает, что компании и ИП на УСН, которые впервые перешли на уплату НДС по ставке 5% или 7%, в течение первого года могут отказаться от них, не дожидаясь истечения трёхлетнего срока.

Если компания впервые начала применять ставку 5% или 7% в 2026 году, она может отказаться от неё досрочно, не дожидаясь окончания 12 кварталов. Для этого в течение четырёх последовательных кварталов, начиная с квартала первого применения спецставки, нужно перейти на общие ставки, например 22%, или на освобождение от НДС, если доход снова позволяет.

Это важный момент. Если в первом квартале выбор оказался неудачным, не всегда нужно жить с ним три года. Но менять ставку «на глаз» нельзя: сначала считают сделки, входной НДС, клиентов, маржу и прогноз доходов.

Что делать со счётом-фактурой на аванс

Если компания уже стала плательщиком НДС и получила аванс, обычно счёт-фактуру на аванс выставляют не позднее 5 календарных дней с даты получения предоплаты. Правила по авансам и счетам-фактурам приведены в методических рекомендациях ФНС по НДС для УСН на 2026 год.

Но есть важное правило, которое часто путают.

Если аванс получен и отгрузка по нему полностью произошла в том же квартале, счёт-фактуру на аванс можно не выставлять. НДС в такой ситуации можно исчислить только при отгрузке.

Для этого не нужно, чтобы поставки были длительными или непрерывными. И не нужно специальное условие в договоре.

Но если в течение квартала отгрузили только часть аванса, на оставшуюся часть предоплаты счёт-фактуру на аванс выставить нужно. Общий срок — не позднее 5 календарных дней с даты получения аванса.

Пример.

Клиент перечислил 1 000 000 ₽ авансом в июне. В этом же квартале Илья отгрузил товар только на 700 000 ₽. По этой части НДС будет при отгрузке. А на оставшиеся 300 000 ₽ предоплаты нужен авансовый счёт-фактура.

Где чаще всего ошибаются:

• аванс пришёл в одном квартале, отгрузка ушла в другом;
• часть аванса закрыли отгрузкой, часть забыли;
• платёж в банке не расшифрован;
• менеджер не передал бухгалтеру спецификацию;
• аванс и отгрузку в 1С не связали между собой.

Для НДС мало увидеть деньги в банке. Нужно связать платёж, договор, счёт-фактуру, отгрузку и декларацию.

Что меняется для клиента

Если покупатель работает на ОСНО, счёт-фактура для него — не бумажка «для порядка». Это документ для вычета НДС.

Клиент Ильи ждёт корректный счёт-фактуру, чтобы принять налог к вычету. Если документ выставлен поздно, с ошибкой или с непонятной ставкой, конфликт может начаться ещё до налоговой проверки.

Для продавца это звучит так: «Мы только перешли на НДС, разбираемся».
Для покупателя — иначе: «Из-за вас у нас может слететь вычет».

Поэтому переход на НДС нужно объяснить не только бухгалтерии, но и продажам. Менеджеры должны понимать:

• когда в счёте появляется НДС;
• какую ставку ставить;
• когда нужен счёт-фактура;
• куда передавать данные об авансах;
• почему нельзя отправлять клиенту старый шаблон «без НДС».

Декларация по НДС: сроки и что в неё попадает

Декларацию по НДС сдают ежеквартально, в электронном виде. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Эти правила ФНС размещает в официальном разделе «Налог на добавленную стоимость».

НДС обычно уплачивается тремя равными частями — до 28-го числа каждого из трёх месяцев после квартала.

Например, если за II квартал к уплате 300 000 ₽, обычно платят так:

• 100 000 ₽ — до 28 июля;
• 100 000 ₽ — до 28 августа;
• 100 000 ₽ — до 28 сентября.

Декларация не чинит ошибки квартала. Она их показывает.

Если в квартале были старые счета без НДС, авансы без привязки к отгрузке, разные ставки в документах и 1С, непроверенный входной НДС — всё это всплывёт при подготовке декларации.

Поэтому проверка НДС начинается не 24-го числа. Она начинается с первого счёта, который компания выставляет после перехода на НДС.

Короткий план для компании на УСН

Если вы приближаетесь к лимиту 20 млн ₽ или уже его превысили, действуйте так.

1. Определите дату перехода на НДС
Посчитайте доходы за 2025 год и доходы с начала 2026 года. Найдите месяц превышения лимита.

2. Проверьте договоры и счета
Особенно крупные сделки. Нужно понять, можно ли добавить НДС сверху или налог придётся платить из согласованной цены.

3. Посчитайте ставку на цифрах
Сравните спецставку 5% или 7% без вычета входного НДС и общую ставку с вычетами.

4. Настройте авансы
Проверьте, кто видит предоплату, кто отслеживает отгрузку в том же квартале, кто оформляет счёт-фактуру на остаток аванса.

5. Проверьте входной НДС
Запросите корректные счета-фактуры и УПД. Без документов вычет не сработает.

6. Настройте 1С до закрытия квартала
Ставки, книги продаж и покупок, счета-фактуры, авансы и декларация должны быть настроены заранее.

Как АльфаБН помогает с УСН и НДС

С такими задачами приходят не за теорией. Обычно ситуация уже горит: лимит пройден, клиент оплатил счёт, поставщики прислали документы с НДС, менеджеры продолжают работать по старым шаблонам, а бухгалтерия пытается собрать декларацию без ошибок.

Мы не просто «выбираем ставку». Сначала восстанавливаем цепочку сделки:

договор → счёт → аванс → ставка НДС → входной НДС → счёт-фактура → 1С → декларация.

После проверки руководитель получает конкретные ответы:

• с какого месяца компания стала плательщиком НДС;
• какую ставку выгоднее применять по реальным цифрам;
• какие договоры и счета нужно исправить;
• где нужен счёт-фактура на аванс;
• какой входной НДС можно использовать;
• что проверить до сдачи декларации.

Если компания на УСН в 2026 году подошла к НДС, лучше проверить учёт до закрытия квартала. Рассчитать стоимость бухгалтерского сопровождения можно на alfabn.ru.

FAQ

Какой лимит по НДС для УСН в 2026 году?

Главный порог — 20 млн ₽ дохода. Если доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽, освобождение от НДС применяется с начала 2026 года автоматически. Если доходы с начала 2026 года превысили 20 млн ₽, НДС появляется с первого числа следующего месяца. Это правило ФНС разъясняет в официальном разделе «НДС при УСН».

Когда применять 5%, а когда 7%?

В 2026 году для спецставок важны пороги 272,5 млн ₽ и 490,5 млн ₽ с учётом коэффициента 1,090. Но ставку нужно выбирать не только по доходу, а по экономике: входной НДС, маржа, клиенты, договоры, прогноз до конца года. Правила применения специальных ставок описаны в разъяснениях ФНС по НДС для УСН.

Почему 5% может быть хуже общей ставки?

Потому что при ставках 5% и 7% входной НДС по обычным покупкам нельзя принять к вычету. Если закупки с НДС большие, общая ставка с вычетами может дать меньшую сумму к уплате.

Нужно ли подавать уведомление о выборе ставки НДС?

Нет. Отдельное уведомление не подают. Ставку налоговая увидит по декларации по НДС. Это следует из официальных разъяснений ФНС по НДС для УСН.

Можно ли отказаться от ставки 5% или 7% раньше 12 кварталов?

Да, для тех, кто впервые начал применять 5% или 7% в 2026 году, есть послабление. От спецставки можно отказаться в течение первых четырёх последовательных кварталов с квартала первого применения, если перейти на общие ставки или на освобождение, когда доход позволяет. Это правило ФНС разъясняет в материалах о специальных ставках НДС.

Когда выставлять счёт-фактуру на аванс?

Обычно — не позднее 5 календарных дней с даты получения предоплаты. Но если аванс получен и полная отгрузка по нему прошла в том же квартале, авансовый счёт-фактуру можно не выставлять. Если отгружена только часть аванса, на оставшуюся часть предоплаты счёт-фактура нужен. Это правило указано в методических рекомендациях ФНС по НДС для УСН на 2026 год.

Когда сдавать декларацию по НДС?

Декларацию сдают после окончания квартала, обычно до 25-го числа месяца, следующего за кварталом. НДС обычно платят тремя равными частями до 28-го числа каждого из трёх месяцев после квартала. Общие правила ФНС размещает в разделе «Налог на добавленную стоимость».

Источники

1. ФНС России. Официальный раздел «НДС при УСН»: https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/taxes/nds_usn/
2. ФНС России. Методические рекомендации по НДС для УСН на 2026 год: https://www.nalog.gov.ru/html/sites/www.rn39.nalog.ru/media/2026/metodichka/Методичка_УСН_НДС_2026_.pdf
3. ФНС России. Разъяснение «Как применять специальные ставки по НДС»: https://www.nalog.gov.ru/rn91/ifns/ifns4/info/16597728/
4. ФНС России. Раздел «Налог на добавленную стоимость»: https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/taxes/nds/