Перейти к содержимому 
Самая дорогая ошибка на УСН — не тот расход, которого не было. А тот, который был, но компания не смогла его доказать.
Деньги ушли поставщику. Подрядчик что-то сделал. Реклама запускалась. Товар закупили. Машина ездила по рабочим делам. Бухгалтер провёл расходы в КУДиР, налог стал меньше, декларация ушла.
На этом обычно все выдыхают.
А потом приходит требование из ИФНС.
И вопрос звучит не так: «Вы правда потратили деньги?»
Вопрос другой: «Покажите, почему этот расход уменьшил налог».
Вот здесь многие компании впервые видят свой учёт глазами налоговой. Платёжка есть, но акта мало. Акт есть, но в нём одна пустая строка. Товар оплачен, но ещё не продан. Реклама оплачена, но отчёта нет. Машина директора ездила «по делам», но документы этого не подтверждают.
В 2026 году на УСН «доходы минус расходы» возможностей для учёта затрат стало больше. Но это не сделало расходы безопасными автоматически. ФНС всё так же смотрит на четыре вещи: зачем платили, чем подтвердили, когда учли и можно ли этот расход связать с бизнесом.
В этой статье разберём, какие расходы ФНС чаще всего исключает при проверке УСН, где бухгалтерия обычно ошибается и что лучше собрать до того, как инспекция попросит пояснения.
Что изменилось в 2026 году
Раньше бухгалтер на УСН часто начинал с простого вопроса: есть такой расход в перечне Налогового кодекса или нет?
С 2026 года рамка стала шире: в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ появился подпункт 45. Он разрешает учитывать иные расходы, если они определяются по правилам главы 25 НК РФ. Это изменение внесено Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ, а ФНС отдельно пояснила его в материале о важных изменениях по УСН в 2026 году.
Для бизнеса это плюс. Но не волшебная кнопка.
Новая норма не спасает пустой акт. Не заменяет отчёт. Не превращает личную покупку директора в расход компании. Не разрешает списать товар до реализации.
Проще говоря: спор стал меньше похож на формальную проверку списка и больше — на проверку смысла. Зачем платили? Где результат? Почему именно этот период? Где связь с деятельностью?
Если на эти вопросы есть документы, расход защищать проще. Если нет — даже реальная оплата может стать слабым местом.
Услуги: когда акт подписан, а услуги как будто растворились
Услуги — самый нервный участок.
С товаром хотя бы понятно: приехал, лежит, продан, списан. А услуга? Её надо показать через следы.
Договор. Задание. Переписка. Отчёт. Расчёт. Макет. Презентация. Таблица. Настройка. Хоть что-то, из чего видно: работа была.
Частая сцена.
Бухгалтер спрашивает менеджера:
— Где отчёт по консультациям?
— Да они же нам всё в созвоне объяснили.
— А документ?
— Ну акт есть.
И вот этот акт в одну строку потом должен защищать расход на 180 000 ₽.
Плохо защищает.
Мини-кейс: консультации на 180 000 ₽
ООО на УСН оплатило подрядчику 180 000 ₽ за консультации по продажам. Руководитель уверен: польза была. Подрядчик разбирал скрипты, слушал звонки, давал рекомендации.
Но в папке только договор, платёжка и акт: «консультационные услуги оказаны».
Для бизнеса всё понятно. Для проверки — нет.
Здесь важно не перепутать. Юридические, аудиторские, консультационные услуги и раньше могли учитываться на УСН при соблюдении условий. Проблема не в самом виде расхода, а в доказательствах: если из документов не видно, что именно сделал подрядчик и зачем это было нужно компании, расход становится слабым.
Что надо было собрать: короткое задание, отчёт по встречам, список рекомендаций, переписку, итоговую презентацию или хотя бы акт с нормальной расшифровкой. Не нужно делать бумажный роман. Нужен след работы.
Товары для перепродажи: оплатили в декабре — списать всё сразу не всегда можно
В торговле самая соблазнительная ошибка появляется в конце года.
Закупили товар. Деньги поставщику ушли. Накладные получили. Налог хочется уменьшить сейчас.
Но товары для перепродажи списываются не просто по факту оплаты. Их стоимость учитывают по мере реализации.
Мини-кейс: закупка на 900 000 ₽
ИП закупил товар на 900 000 ₽ в декабре 2026 года. Оплатил полностью. До конца года продал только часть.
Если всю сумму поставить в расходы декабря, налог получится красивее. Но красиво — не значит правильно.
Здесь решает не дата оплаты, а движение товара: что продано, что осталось, что попало в реализацию.
Если складской учёт ведётся кое-как, бухгалтер потом не защищает расход. Он пытается восстановить реальность по обрывкам.
Есть важное отличие: если компания покупает не товар для перепродажи, а материалы, канцтовары, хозяйственные товары, расходники или другие покупки для собственных нужд бизнеса, правило «только после реализации» к ним не применяется. Такие расходы смотрят по их виду и общим правилам признания: обычно важны оплата, связь с деятельностью и документы.
Реклама: «запустили» — это не документ
Реклама часто живёт в чатах.
«Запустили».
«Пошли заявки».
«Блогер выложил».
«Креативы были в кабинете».
А потом через полгода нужно подтвердить расход. Чат уже утонул. Ссылки не открываются. Подрядчик прислал только акт.
Реклама может не дать продаж. Это не проблема. Налоговая не требует гарантированной прибыли.
Но она вправе спросить: где видно, что услуга была?
Мини-кейс: продвижение на 120 000 ₽
Компания оплатила 120 000 ₽ за продвижение в соцсетях. В акте — «маркетинговые услуги оказаны». Ни медиаплана, ни ссылок, ни скриншотов, ни статистики.
Расход не обязательно фиктивный. Он просто плохо выглядит.
Что лучше иметь: договор, задание, отчёт по размещениям, макеты, скриншоты рекламного кабинета, ссылки, статистику. Это не бюрократия ради бюрократии. Это память расхода.
Маркетплейсы: отчёт есть, но его надо разобрать
У продавцов на маркетплейсах расходы часто прячутся внутри отчёта площадки.
Комиссия. Логистика. Хранение. Реклама. Штрафы. Возвраты. Удержания. Корректировки.
Вроде всё есть. Но если взять итоговую сумму и поставить её в расходы одной строкой, можно получить вопросы.
ФНС в письме от 08.05.2024 № СД-4-3/5416@ разъясняла важную вещь: доходом продавца на УСН признаётся вся сумма поступлений от покупателя за реализованный товар, включая агентское вознаграждение маркетплейса.
Это письмо обычно вспоминают про доходы. Но для расходов оно тоже полезно.
Покупатель заплатил 10 000 ₽. Площадка удержала комиссию и логистику. Продавцу пришло 8 200 ₽.
Доход — не 8 200 ₽. Доход — вся сумма продажи. А удержания нужно разобрать отдельно: комиссия отдельно, логистика отдельно, реклама отдельно, возвраты отдельно. И по каждой строке понять, можно ли её учитывать в расходах и чем она подтверждена.
Если компания продаёт через Ozon, Wildberries или другие площадки, отчёты лучше читать до сдачи декларации. У АльфаБН для таких ситуаций есть отдельное направление — Бухгалтерский учёт для маркетплейсов.
Авто, ГСМ, связь, поездки: когда рабочее выглядит личным
Есть расходы, которые всегда вызывают лёгкое напряжение.
Бензин. Телефон. Поездки. Ноутбук. Ремонт машины. Представительские встречи.
Потому что грань тонкая.
Директор говорит: «Это всё для бизнеса».
Инспекция спрашивает: «Покажите».
Мини-кейс: бензин по машине директора
Компания списала ГСМ на 65 000 ₽ за квартал. Машина принадлежит директору. Договора аренды нет. Путевых листов нет. Маршруты не фиксировали.
Чеки есть. Но чек на бензин доказывает покупку бензина. Он не доказывает рабочую поездку.
Что снижает риск: договор аренды или другой понятный порядок использования автомобиля, маршрутный учёт, путевые листы, связь поездок с задачами компании.
Если машина работает на бизнес, это должно быть видно не только в голове у директора.
НДС у упрощенцев в 2026 году: привычка «нас это не касается» уже опасна
Раньше многие на УСН жили с простой мыслью: НДС — это не про нас.
В 2026 году так говорить уже нельзя.
Если доходы за 2025 год не превысили 20 млн ₽, с 1 января 2026 года действует освобождение от НДС. Если в течение 2026 года доходы превысят 20 млн ₽, обязанность по НДС появляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. ФНС объясняет это в разделе «НДС при УСН».
Дальше компания выбирает модель.
Можно применять общие ставки 22%, 10%, 0% и заявлять вычеты по входному НДС. Можно применять специальные ставки 5% или 7% без права на вычет входного НДС, если соблюдены условия.
По базовой логике ставка 5% применяется при доходах от 20 млн ₽ до 250 млн ₽, ставка 7% — при доходах от 250 млн ₽ до 450 млн ₽. В 2026 году из-за коэффициента-дефлятора ФНС указывает пороги 272,5 млн ₽ и 490,5 млн ₽. Для другого года эти суммы нужно проверять заново.
При чём здесь расходы?
При том, что входной НДС нельзя автоматически кинуть в расходы «как раньше». Сначала нужно понять, какая у компании ситуация: освобождение, общие ставки с вычетами или специальные ставки без вычета.
При специальных ставках 5% и 7% входной НДС к вычету не принимается. Он включается в стоимость приобретённых товаров, работ или услуг и дальше учитывается в расходах по правилам УСН — если сам расход подходит для учёта.
Если УСН уже пересекается с НДС, лучше заранее сверить декларацию и счета-фактуры. По теме можно посмотреть статью АльфаБН «Проверка НДС перед сдачей декларации».
Если есть операции, по которым входной НДС нужно делить, пригодится материал «Раздельный учёт НДС».
Где чаще всего ломаются расходы
| Расход | Где проблема | Что подготовить |
| Услуги | акт есть, результата не видно | задание, отчёт, акт с деталями, переписку |
| Товары для перепродажи | списали до реализации | складской учёт, документы продажи, движение товара |
| Товары и материалы для собственных нужд | не доказана связь с бизнесом | документы покупки, оплату, назначение использования |
| Реклама | нет следов размещения | медиаплан, скриншоты, ссылки, статистику |
| Маркетплейсы | удержания не разобраны | отчёт площадки, детализацию комиссий, логистики, возвратов |
| ГСМ и авто | не доказаны рабочие поездки | договор, путевые листы, маршруты, чеки |
| Связь и поездки | похоже на личные траты | приказ, обоснование, детализацию, документы поездки |
| НДС | неверно учтены ставка и право на вычет | счета-фактуры, выбранную ставку, расчёт, порядок учёта входного НДС |
Что проверить до декларации
Не начинайте с итогового налога. Начните с расходов, которые сильнее всего его уменьшили.
Откройте крупные платежи. Посмотрите услуги. Если акт пустой, запросите отчёт сейчас.
Проверьте товары. По товарам для перепродажи оплата поставщику ещё не значит, что вся закупка уже стала расходом года. По товарам и материалам для собственных нужд смотрите оплату, документы и связь с бизнесом.
Разберите маркетплейсы по строкам: комиссия, логистика, хранение, реклама, возвраты, штрафы.
Поднимите рекламу, ГСМ, поездки, связь. Там рабочее часто выглядит личным.
Отдельно проверьте НДС: освобождение, общие ставки с вычетами или специальные ставки 5%/7%. При спецставках входной НДС не принимается к вычету, а включается в стоимость приобретений.
Проверьте лимиты УСН на 2026 год. Если доходы приближаются к 490,5 млн ₽ или остаточная стоимость основных средств — к 218 млн ₽, вопрос уже не только в расходах, но и в сохранении права на спецрежим.
Если документы потерялись после смены бухгалтера, сначала восстановите базу. Об этом подробнее — в статье «Восстановление бухгалтерского учёта после увольнения бухгалтера».
Как АльфаКонсалтинг помогает проверить расходы на УСН
Иногда хватает одного отчёта от подрядчика.
А иногда нужно пересобрать целый участок: склад, маркетплейсы, НДС, услуги, первичку после смены бухгалтера.
Смысл проверки — понять это до декларации. Не после требования.
АльфаКонсалтинг смотрит, какие расходы уже можно учитывать, какие лучше перенести, где не хватает документов, что запросить у поставщиков и где есть риск спора с ИФНС.
На выходе руководитель получает не общую фразу «учёт надо вести правильно», а список действий: что исправить, что не включать, что подтвердить и где можно спокойно оставить расход.
Рассчитать стоимость бухгалтерского сопровождения на alfabn.ru — если хотите проверить расходы на УСН до сдачи декларации, а не после письма из налоговой.
Дата актуализации: 01.06.2026.
Дисклеймер: материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную налоговую консультацию. Порядок учёта расходов зависит от вида деятельности, документов, условий договоров, фактической оплаты, периода признания расходов и режима работы с НДС.
FAQ
Все оплаченные расходы можно учесть на УСН «доходы минус расходы»?
Нет. Платёжка показывает только движение денег. Для УСН нужен весь сюжет: за что платили, где документ, как расход связан с бизнесом и почему он попал именно в этот год.
Что изменилось по расходам на УСН в 2026 году?
С 2026 года в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ появился подпункт 45. Он позволяет учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Но документы, связь с бизнесом и правильный период всё равно остаются обязательными.
Почему ФНС снимает расходы на услуги?
Чаще всего из-за пустых актов. Если нет задания, отчёта, результата или переписки, услугу трудно защитить. При этом юридические, аудиторские и консультационные услуги как вид расходов не стали новинкой 2026 года — их можно было учитывать и раньше при соблюдении условий.
Когда товары для перепродажи попадают в расходы?
После оплаты и по мере реализации. Если товар лежит на складе, всю закупку обычно нельзя списать сразу.
А товары для собственных нужд тоже нужно ждать до реализации?
Нет. Если это не товар для перепродажи, а покупка для собственных нужд бизнеса — например, материалы, канцтовары, хозяйственные товары, расходники, — правило «после реализации» не применяется. Нужно смотреть вид расхода, оплату, документы и связь с деятельностью.
Как НДС влияет на УСН в 2026 году?
Если упрощенец стал плательщиком НДС, нужно проверить ставку, право на вычет и порядок учёта входного НДС. При специальных ставках 5% и 7% вычет входного НДС не применяется: НДС включается в стоимость приобретений и учитывается в расходах по УСН, если сам расход можно учесть.