Инвентаризация перед отчетностью: как найти ошибки в товарах, материалах и расчетах

До подписания отчетности остается несколько дней. В балансе указано, что у компании есть товары и материалы на 18 млн ₽, а покупатели должны еще 7 млн ₽. Но собственник не может уверенно ответить, где находятся эти запасы и какие долги действительно будут оплачены.

Проблема обычно обнаруживается слишком поздно. Товар давно продали, но он продолжает числиться на складе. Материалы использовали на объекте, однако не списали. Покупатель рассчитался, а его долг остался в программе из-за ошибки в договоре. В итоге отчетность показывает имущество и деньги, которых у бизнеса фактически уже нет.

По таким цифрам легко принять неверное решение: выплатить дивиденды из завышенной прибыли, сократить закупки из-за несуществующих запасов, рассчитывать на безнадежный долг или представить банку баланс, который не выдержит подробной проверки.

Поэтому перед подписанием отчетности важно проверить не только то, правильно ли бухгалтерская программа сформировала цифры. Нужно убедиться, что за каждой крупной суммой стоят реальный товар, документы и обязательство конкретного контрагента.

Именно для этого проводится инвентаризация. Она помогает найти расхождения в товарах, материалах и расчетах до того, как ошибочные данные попадут в отчетность и повлияют на решения собственника.

Что запросить у бухгалтерии перед подписанием отчетности

Собственнику необязательно разбираться в проводках или лично пересчитывать каждую коробку. Нужно получить от бухгалтерии понятные расшифровки и убедиться, что остатки подтверждены не только цифрами в программе, но и документами.

Какие товары и материалы числятся в учете

В расшифровке должно быть видно:

• что именно числится за компанией;
• в каком количестве и на какую сумму;
• где находится товар или материал;
• когда по позиции было последнее движение;
• совпали ли данные программы с фактическим пересчетом.

Особое внимание нужно обратить на запасы, которые несколько лет не поступали, не продавались и не списывались. Если материал продолжает числиться за завершенным объектом или бывшим сотрудником, это еще не означает, что он существует.

Отдельно нужно показать поврежденные, устаревшие и потерявшие товарный вид запасы. Физически они могут лежать на складе, но продать их по прежней цене уже невозможно. Значит, и их стоимость в отчетности требует проверки.

Из чего складываются долги покупателей и поставщиков

Дебиторская задолженность — это деньги, которые должны компании. Кредиторская — деньги, которые должна сама компания.

По каждой существенной сумме бухгалтерия должна объяснить:

• на основании какого договора и документа возник долг;
• наступил ли срок оплаты;
• были ли платежи, возвраты или зачеты;
• подтверждает ли контрагент остаток;
• можно ли реально получить деньги с должника.

Фраза «покупатели должны 7 млн ₽» сама по себе мало что говорит. В этой сумме могут одновременно находиться нормальные текущие долги, просроченные платежи, уже полученные деньги и остатки, которые годами переходят из одной отчетности в другую.

Что изменилось после проверки

Руководителю нужен не только перечень недостач и излишков. В итоговом документе должно быть указано:

• какие расхождения обнаружены;
• почему они появились;
• каких документов не хватает;
• какие суммы пока не подтверждены;
• как исправления повлияли на запасы, долги, расходы и прибыль;
• какие операции уже исправлены в учете.

Если бухгалтерия передает только приказ, описи и общую сличительную ведомость, этого недостаточно для управленческого решения. Важно увидеть, какие показатели баланса изменились после проверки и можно ли теперь им доверять.

Ответы «так сложилось исторически» или «остаток тянется из прошлых лет» не подтверждают цифру в балансе. По каждому существенному расхождению бухгалтерия должна указать причину, недостающие документы, способ исправления и влияние на отчетность. Если происхождение суммы установить невозможно, отчетность рано считать подтвержденной.

Почему склад не совпадает с программой

Представим ситуацию. По данным учета на складе должно быть 500 единиц товара. При пересчете нашли 420.

Это не обязательно означает, что 80 единиц украдены. Товар могли отгрузить покупателю без проведенного документа реализации. Материалы могли передать на объект, но не оформить списание. Часть продукции могла испортиться, а перемещение между складами — остаться не отраженным в программе.

Иногда одна и та же позиция заведена под разными названиями. Например:

• «Кабель ВВГ 3×2,5»;
• «ВВГ 3х2,5»;
• «Кабель 3*2.5».

Физически это один товар. В учете — три разных остатка. По одной карточке программа покажет недостачу, по другой — излишек.

Поэтому расхождение нельзя закрывать одной ручной операцией. Сначала нужно установить причину и восстановить правильное движение документов.

Бывает и обратная ситуация: товар лежит на складе, но в программе его нет. Возможно, поставка пришла без УПД, документ не передали бухгалтеру или поступление отнесли к другой организации.

Такой товар нельзя автоматически считать излишком и доходом компании. Сначала необходимо определить, откуда он появился и кому принадлежит.

Почему подписанного акта сверки недостаточно

Акт сверки помогает сравнить данные двух организаций, но не заменяет проверку договора, первичных документов и платежей.

Например, компания перечислила поставщику аванс, а затем получила товар. Оплату провели по одному договору, поступление — по другому.

В программе одновременно остаются две суммы: поставщик якобы должен вернуть аванс, а компания — оплатить уже полученный товар. В действительности расчеты завершены, но в балансе завышены и дебиторская, и кредиторская задолженность.

Похожая ошибка возникает, когда покупатель оплатил поставку, но платеж отнесли на неправильный договор. Деньги уже поступили на расчетный счет, а покупатель продолжает числиться должником.

По каждому крупному или старому остатку нужно собрать всю цепочку: договор, накладную или акт, платежи, возвраты и зачеты. Если бухгалтерия не может подтвердить сумму документами, такой долг нельзя считать надежным активом компании.

Что изменилось в правилах инвентаризации

Обязанность проводить инвентаризацию активов и обязательств установлена статьей 11 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

С 1 апреля 2025 года применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденный приказом Минфина России от 13 января 2023 года № 4н. Стандарт определяет обязательные случаи, сроки и общий порядок проведения инвентаризации.

Перед составлением годовой отчетности инвентаризацию проводят по состоянию на 31 декабря. Запасы можно пересчитать раньше — не ранее 1 октября отчетного года.

Но ранний пересчет не означает, что октябрьские или ноябрьские остатки можно без дополнительной проверки перенести в декабрьский баланс.

После даты инвентаризации бухгалтерия должна отдельно проконтролировать:

• поступление новых товаров и материалов;
• продажи и другое выбытие;
• перемещения между складами и объектами;
• передачу материалов в производство;
• списание использованных и испорченных запасов;
• возвраты покупателей и поставщикам.

Иначе пересчет подтвердит остатки только на дату его проведения, а не на 31 декабря. Значит, цифры в годовом балансе могут снова разойтись с фактическими данными.

Что делать, если бухгалтер не может объяснить остаток

Ответ «не знаю» не всегда означает, что учет полностью разрушен. Важно понять масштаб проблемы.

Документы сохранились, ошибка единичная

Например, оплату отнесли на неправильный договор или не провели перемещение между складами.

В этом случае нужно исправить документы, заново закрыть затронутый период и проверить, правильно ли изменения попали в отчетность.

Ошибки повторяются из-за плохого документооборота

Склад поздно передает накладные, сотрудники не оформляют выдачу материалов, документы из ЭДО обрабатывают с задержкой.

Исправления одной операции недостаточно. Необходимо определить сроки передачи документов, ответственных сотрудников и контрольные точки до закрытия месяца. Иначе через несколько месяцев остатки снова перестанут соответствовать реальности.

Происхождение сумм установить невозможно

Товары и долги годами переходят из одной отчетности в другую. Документов нет, акты сверки не совпадают с программой, расхождения закрывают ручными операциями.

Это уже не отдельная ошибка, а признак нарушенного участка учета. Нужно восстанавливать движение товаров, материалов и расчетов за прошлые периоды, а затем определять, как исправления повлияют на отчетность и налоги.

Когда отчетность рано подписывать

Дополнительная проверка нужна, если бухгалтерия сообщает, что:

• остаток «тянется из прошлых лет»;
• происхождение суммы установить невозможно;
• документов нет, но контрагент «точно должен»;
• фактический склад не совпадает с программой;
• разницу предлагают списать одной ручной проводкой;
• у одного контрагента одновременно числятся долг и аванс.

Одна небольшая ошибка не означает, что весь учет недостоверен. Но десятки необъяснимых остатков показывают, что компания не контролирует склад, первичные документы или расчеты с контрагентами.

Если бухгалтерия не может восстановить происхождение сумм, одной формальной инвентаризации недостаточно. Нужно проверить весь путь операции — от договора и первичного документа до показателя в отчетности.

Специалисты АльфаБН сопоставляют учет с документами и фактическими остатками, находят пропущенные и задвоенные операции, выделяют неподтвержденные товары, материалы и долги.

По результатам собственник получает:

• перечень расхождений и недостающих документов;
• объяснение, какие показатели отчетности и налоги затронуты;
• план исправлений с разделением срочных и последующих действий.

После проверки становится понятно, достаточно ли исправить несколько операций, изменить внутренний документооборот или провести восстановление бухгалтерского учета.

Чтобы ошибки не накапливались повторно, компании может потребоваться постоянное бухгалтерское сопровождение ООО с контролем первичных документов, остатков и закрытия отчетных периодов.

Оставьте заявку на alfabn.ru. Специалисты АльфаКонсалтинг проверят, какими документами подтверждены товары, материалы и долги в вашем учете, найдут расхождения и подготовят план исправлений до подписания отчетности.

FAQ

Можно ли провести инвентаризацию товаров до 31 декабря?

Да. Запасы можно инвентаризировать не ранее 1 октября отчетного года. После пересчета необходимо отразить и проконтролировать все движения до 31 декабря, чтобы подтвердить остаток именно на отчетную дату.

Что делать, если расхождения нашли после сдачи отчетности?

Сначала нужно определить, когда возникла ошибка и повлияла ли она на уже представленную отчетность. После исправления учета может потребоваться направить скорректированный экземпляр бухгалтерской отчетности.

ФНС указывает, что общий предельный срок представления исправленной отчетности — 31 июля года, следующего за отчетным. Если отчетность утверждена после этой даты и отличается от ранее представленной, ее направляют в течение 10 рабочих дней после утверждения, но не позднее 31 декабря. (Налоговый БФО)